Der Einstieg ist denkbar einfach. Auf der Startseite von Helferliste.com wird man direkt mit dem klaren Aufruf begrüßt:

„Warum nicht? Probiere die Helferliste einfach aus!“

Über den Button „Jetzt registrieren“ gelangt man zum Registrierungsformular.

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• optional: Telefonnummer
• Wohnort
• Passwort (inkl. Bestätigung)

Nach dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen genügt ein Klick auf „Jetzt kostenlos registrieren“ – schon ist das Benutzerkonto angelegt. Alternativ können sich bestehende Nutzer direkt einloggen oder ein neues Passwort anfordern.

Nach dem Login gelangt man ins Dashboard. Hier kann man entweder bestehende Events verwalten oder direkt eine neue Veranstaltung erstellen.

Mit einem Klick auf „Neue Veranstaltung anlegen“ öffnet sich ein übersichtliches Formular.

• Bezeichnung der Veranstaltung (z. B. Sommerfest, Feuerwehrfest, Turnier)
• Startdatum
• Enddatum

Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Helferliste für das gewählte Datum erstellt. Praktisch: Veranstaltungen können später auch dupliziert werden – ideal für jährlich wiederkehrende Events.

Nach dem Anlegen sieht man die Veranstaltungsübersicht. Dort wird unter anderem angezeigt:

• Name der Veranstaltung
• Ansprechpartner:in
• die einzelnen Veranstaltungstage

Zusätzlich stehen mehrere Aktionen zur Verfügung:

• Liste bearbeiten
• Teilen
• Liste drucken

Mit einem Klick auf „Liste bearbeiten“ kommt ihr jetzt in den Bearbeitungsmodus und könnt die Tage bearbeiten oder Aufgaben hinzufügen.

Jetzt kommt der wichtigste Teil: die eigentlichen Helferaufgaben.

Über „Eine neue Aufgabe anlegen“ lassen sich einzelne Tätigkeiten definieren – zum Beispiel:

• Aufbau
• Bierwagen
• Grill
• Kasse
• Abbau

Beim Anlegen einer Aufgabe kann man festlegen:

• Bezeichnung der Aufgabe
• Beschreibung (optional, z. B. Hinweise oder benötigte Qualifikationen)
• ob Uhrzeiten angezeigt werden sollen oder nicht

Standardmäßig wird für jede Aufgabe ein Zeitraum angelegt, der um weitere ergänzt werden kann.

Für jede Aufgabe lassen sich nun konkrete Zeiträume (Schichten) anlegen. Das ist besonders hilfreich bei längeren Veranstaltungen oder mehreren Tagen.

Pro Zeitraum wird festgelegt:

• an welchem Tag die Aufgabe stattfindet
• Start- und Endzeit
• die Dauer einer Schicht
• die Anzahl der benötigten Helfer:innen

Mehrere Zeiträume pro Aufgabe sind möglich – zum Beispiel unterschiedliche Schichten an verschiedenen Tagen oder Uhrzeiten. Über das Plus-Symbol lassen sich zusätzliche Zeitfenster schnell hinzufügen.

Die für eine Aufgabe definierten Schichten/ Zeiträume werden in der Veranstaltungsansicht einzeln angezeigt mit der entsprechenden Anzahl der Helfer-Slots. Hier werden auch bereits eingetragene Helfer angezeigt.

Gerade bei größeren Veranstaltungen zeigt Helferliste.com seine Stärke:

Mehrere Aufgaben, Zeiträume und Schichten werden klar voneinander getrennt und übersichtlich angezeigt.

Man sieht auf einen Blick:

• welche Aufgaben es gibt (z. B. Bierwagen, Grill, Aufbau)
• an welchem Tag sie stattfinden
• für welche Schichten noch weitere Helfer benötigt werden

Sobald die Helferliste vorbereitet ist, lässt sie sich mit nur einem Klick veröffentlichen.

Über den Button „Teilen“ öffnet sich ein Dialogfenster, in dem ein öffentlicher Link generiert werden kann.

Dieser Link kann:

• per WhatsApp, Signal oder Messenger geteilt werden
• per E-Mail verschickt werden
• auf einer Website oder in Social Media eingebunden werden

Der große Vorteil: Helfer:innen benötigen keinen eigenen Account, um sich einzutragen.

Ist alles vorbereitet, kann die Helferliste veröffentlicht werden.

In der öffentlichen Ansicht sehen Helfer:innen:

• die Veranstaltung
• alle Aufgaben
• die jeweiligen Zeiträume
• wie viele Plätze noch frei sind

Über den Button „Jetzt hier eintragen!“ können sich Helfer:innen direkt für eine Schicht anmelden. Das funktioniert ohne komplizierte Registrierung und senkt die Hemmschwelle zur Teilnahme erheblich.

Klicken Helfer:innen auf den öffentlichen Link und anschließend auf „Jetzt hier eintragen!“, öffnet sich das Eintragungsformular.

Dabei können sie wählen:

• Als Gast fortfahren (ohne Login)
• oder mit Login fortfahren (falls bereits registriert)

Abgefragte Daten bei der Eintragung:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• optionaler Kommentar (z. B. Hinweise oder Rückfragen)

Zusätzlich wird transparent erklärt:

• welche Daten an den Veranstalter übermittelt werden
• wie die Namensanzeige in der Helferliste erfolgt

Standardmäßig werden in der öffentlichen Ansicht Vorname und der erste Buchstabe des Nachnamens angezeigt. So sehen andere Helfer:innen, wer bereits eingetragen ist, ohne dass zu viele personenbezogene Daten preisgegeben werden.

Für viele Veranstalter ist eine ausgedruckte Liste weiterhin wichtig – etwa für:

• den Einsatz vor Ort
• den Aushang im Vereinsheim
• die Schichtkoordination am Veranstaltungstag

Über „Liste drucken“ erstellt Helferliste.com automatisch eine strukturierte Druckansicht bzw. PDF-Datei.

Der Export enthält:

• Veranstaltungsname und Datum
• alle Aufgaben
• alle Schichten mit Uhrzeiten
• Tabellen für die Helferdetails (Vorname, Nachname, E-Mail und Telefonnummer)

Ideal, um auch offline jederzeit den Überblick zu behalten.