Mit einer eigenen Domain (z. B. info@meinverein.de) wirkt die Kommunikation professionell und vertrauenswürdig. In dieser Anleitung zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine eigene Domain in Microsoft 365 einrichtest und für E-Mails nutzt.

Die Anleitung gilt für Vereine, Unternehmen und Organisationen – auch für Nonprofit-Konten.

Bevor du startest, stelle sicher, dass:

• ✔️ Ein Microsoft-365-Admin-Konto vorhanden ist

• ✔️ Du Zugriff auf den DNS-Verwalter deiner Domain hast (z. B. bei IONOS, Strato, All-INKL, Hetzner, Cloudflare)

• ✔️ Deine Microsoft-365-Lizenz Exchange Online enthält (z. B. Business Basic – auch im Nonprofit-Paket)

1. Domain in Microsoft 365 hinzufügen

2. Domain per DNS-Eintrag verifizieren

3. DNS-Einträge für E-Mail setzen (MX, SPF etc.)

4. Domain als Standard festlegen (optional)

5. E-Mail-Adressen erstellen oder ändern

Melde dich im Admin Center von Microsoft an.

➡️ Einstellungen → Domänen → Domäne hinzufügen

• Gib deine Domain ein, z. B. WISO MeinVerein | Die Online-Vereinssoftware, die Zeit spart.

• Klicke auf Weiter

Microsoft prüft nun, ob die Domain bereits verwendet wird.

Microsoft zeigt dir einen TXT-Eintrag, z. B.:

Typ: TXT

Name/Host: @

Wert: MS=ms12345678

👉 Diesen Eintrag musst du bei deinem Domain-Anbieter im DNS-Bereich hinzufügen.

💡 Hinweis:

• DNS-Änderungen können 5 Minuten bis 24 Stunden dauern

• Danach im Microsoft-Portal auf „Überprüfen“ klicken

Nach erfolgreicher Prüfung fragt Microsoft, wofür die Domain genutzt werden soll:

✅ Exchange Online (E-Mail)

(optional auch Teams, Intune etc.)

➡️ Weiter mit DNS-Konfiguration

Microsoft zeigt dir mehrere DNS-Einträge an. Die wichtigsten:

📌

MX-Eintrag (Pflicht – E-Mail-Empfang)

Typ: MX

Host: @

Ziel: meinverein-de.mail.protection.outlook.com

Priorität: 0 oder 10

➡️ Alte MX-Einträge (vom bisherigen Mailanbieter) löschen oder deaktivieren

📌

SPF-Eintrag (Pflicht – Spam-Schutz)

Typ: TXT

Host: @

Wert: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

➡️ Falls bereits ein SPF-Eintrag existiert, zusammenführen, nicht doppelt anlegen!

📌

Optional, aber empfohlen

• DKIM – verbesserte Zustellbarkeit

• DMARC – Schutz vor Spoofing & Phishing

Diese lassen sich nachträglich im Exchange Admin Center aktivieren.

➡️ Einstellungen → Domänen → Standard festlegen

Ab jetzt werden neue Benutzer automatisch mit

@meinverein.de angelegt statt @meinverein.onmicrosoft.com.

➡️ Benutzer → Aktive Benutzer

Beispiele:

• http://info@meinverein.de

• http://vorstand@meinverein.de

• http://kasse@meinverein.de

Auch Aliase sind möglich (z. B. kontakt@ → info@). Mails an beide Adressen landen damit im selben Postfach, der Mailversand erfolgt aber üblicherweise nur von der Hauptadresse.

• Meist innerhalb von 15–60 Minuten

• In Einzelfällen bis zu 24 Stunden

• Mail empfangen

• Mail versenden

• Spam-Ordner prüfen

• 📬 Nutze Funktionspostfächer (info@, vorstand@)

• 👥 Weise Postfächer mehreren Personen zu

• 🔐 Aktiviere Mehrfaktor-Authentifizierung für Vorstände

• 📁 Nutze Shared Mailboxes (keine zusätzliche Lizenz nötig)

Mit wenigen Schritten kannst du:

✅ Deine eigene Domain in Microsoft 365 nutzen

✅ Professionelle Vereins-E-Mail-Adressen einrichten

✅ Spam-Probleme reduzieren

✅ Die Zusammenarbeit deutlich verbessern